Warum Projektmanagement-Software heute unverzichtbar ist
Moderne Projekte sind komplex. Mehr Mitwirkende, kürzere Zyklen und hohe Anforderungen an Transparenz und Effizienz kennzeichnen Projekte heutzutage. Ohne Software ist diese Herausforderung kaum zu bewältigen und Consulting Unternehmen wie Lebihan unterstützen bei der Qual der Wahl. Wir möchten in unserem Artikel einen Überblick über die Anforderungen an professionellen Projektmanagement-Software geben und damit eine Orientierungshilfe bei Auswahl der Tools.
Grundlegende Funktionen – Das muss jede PM-Software können
Projektplanung und Strukturierung: Mit der Software verwalten die Anwender Aufgaben, Meilensteine, Zeitpläne und können Gantt-Diagramme nutzen. Die Definition von Abhängigkeiten und Prioritäten sollte mit dem Projektmanagement-Tool verfügbar sein.
→ Abhängigkeiten & Prioritäten definieren
Ressourcenmanagement: Dieser Bereich organisiert Personal und Zuweisungen, sowie Zeit und Budget. Verfügbarkeiten und Auslastungen können auf eine Blick erfasst werden.
Aufgaben- und To-do-Verwaltung: Weitere zentrale Funktionen sind die Erstellung und Verwaltung von Aufgabenlisten, Überwachung von Status und Setzen und Kontrolle von Deadlines. Teammitglieder bekommen über das Tool Benachrichtigungen, wenn Aufgaben bzw. To-Dos an sie zugewiesen werden.
Zeiterfassung und Fortschrittskontrolle: Die Arbeitszeiten der Projektbeteiligten werden über das Projektmanagementtool verwaltet. Die Eingaben sollten sowohl manuell möglich sein, aber auch automatisch. Eine Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zeitaufwand ist hilfreich zur Orientierung und Entscheidungsfindung im Laufe des Projekts.
Kollaboration und Kommunikation – Teamarbeit effizient gestalten
Zentrale Kommunikationskanäle: DieKommunikation bei komplexen Projekten ist enorm bedeutend. Mithilfe der Projektmanagementsoftware können alle Teammitglieder erreicht werden, in Kommentaren erwähnt (@Mentions) oder die Beteiligten haben die Möglichkeit zu chatten. Eine E-Mail-Anbindung ist hilfreich zur Archivierung. Mit der Kommunikationsfunktion im Tool werden Informationssilos vermieden.
Datei- und Dokumentenmanagement: Im Laufe eines Projekts werden Dateien und Dokumente verwaltet und bearbeitet. Der gemeinsame Zugriff von Mitarbeiter auf zentrale Dokumente, Dateien (Datenbanken etc.) macht die Software möglich. Zudem generiert das Tool eine Versionierung, so dass Änderungen leicht nachvollzogen werden können. Beispielsweise ermöglicht das PM-Tool die Integration von Clouddiensten, wie unter anderem diese von Google-Drive oder Microsoft OneDrive.
Benutzer- & Rechteverwaltung: Welcher Mitarbeiter wo und wie auf Dokumente und Dateien zugreifen kann, regelt die rollenbasierte Zugriffssteuerung des Tools. Damit werden auch bestimmten Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen erfüllt.
Reporting, Analyse und Controlling – Projekte messbar machen
Die Erfolgsquote von Projekten steigt mit einer regelmäßigen Statusanalyse. PM-Software ist daher mit Dashboards ausgestattet, von denen aus auf Berichte in Echtzeit zugegriffen werden kann. KPIs, Fortschritt und Budget können visualisiert schnell erfasst werden. Reports liefern Daten und Auswertungen für verschiedene Stakeholder.
Budget- und Kostenkontrolle schließt die Erfassung alle Ausgaben ein. Zudem liefern Tools Vorhersagen und Abweichungsanalysen. Eine Integration in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme vereinfacht das Controlling.
Ein weitere Funktionsbereich in der PM-Software ist das Risikomanagement, das Risiken sowohl identifiziert als auch bewertet. Des Weiteren lassen sich Änderungsprotokolle generieren und einsehen sowie Eskalationsmechanismen nutzen.
Integration und Skalierbarkeit – Software, die mitwächst
Unternehmen wachsen mit ihren Projekten und dazu sollte eine gute Projektmanagement-Software auch fähig sein. Das betrifft zum einen Schnittstellen zu andere Tools: CRM, ERP, Zeiterfassung und Kommunikation. Programmieren dürfen APIs zu den Tools nutzen, um Funktionen beliebig erweitern zu können.
Ein skalierbares Tool nützt kleinen Teams wie großen Organisationen. Skalierbar bedeutet auch eine modulare Softwarestruktur. Je nach Anforderungen können Funktionen und Bereiche modular dazu- oder weggenommen werden. Individuelle Workflows und selbstdefinierte Felder helfen dabei, das Tool an spezifische Projektsituationen anzupassen.
Ein wichtiger Punkt, den es bei der Wahl der PM-Software gibt, ist, ob eine Cloud- oder On-Premise-Lösung genutzt werden soll. Bei beiden Varianten ergeben sich Vorteile. Cloud-Software ermöglicht flexiblen Zugriff, gleichzeitig ist des Wartungsaufwand gering und Updates laufen automatisch. On-Premise-Lösungen lassen sich besser in Bezug auf Datenschutz kontrollieren bzw. ist, was Kontrolle betrifft, klar im Vorteil. Es hängt letztendlich von den Projektanforderungen ab und auch von den IT-Ressourcen und Datenschutzbestimmungen im Unternehmen ab.
Benutzerfreundlichkeit und Support – Akzeptanz fördern
Ein wesentlicher Faktor, der bei der Anschaffung einer PM-Software ins Gewicht fällt, ist die Benutzerfreundlichkeit. Das Tool ist bestenfalls intuitiv zu bedienen und präsentiert sich mit einer modernen UI (User Interface). Die Einarbeitungszeit sollte im geringen Umfang stattfinden können, das Tool lässt sich durch klare Navigation bedienen. Responsive Oberflächen sind für mobile Versionen des Tools notwendig.
Damit der Anwender während der Arbeit mit dem Tool unterstützt werden kann, sind Hilfecenter, Tutorials und Webinare hilfreich. Einige Softwareanbieter geben Trainings vor Ort und arbeiten die Mitwirkenden ein.
Eine gute Erreichbarkeit des Softwareanbieters bei Problemen oder Fragen ist essenziell. Über Communities holen sich Anwender Informationen und Hintergründe zum Tool. Regelmäßige Updates der Software sollten schnell und unkompliziert erfolgen, um den Projektprozess nicht unnötig zu beeinträchtigen.
Fazit: Die richtige Software als Erfolgsfaktor im Projektmanagement
Alles in allem steht fest, dass nicht jede Software zu jedem Team oder zu jedem Projekt passt. Die Anforderungen müssen klar definiert sein. Testphase helfen dabei, eine gute Kaufentscheidung zu treffen. Das Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Projekte sind komplexe, Software kann auch komplex sein, darf aber keine Hürde darstellen. Eine langfristige Perspektive ist der Schlüssel, während Skalierbarkeit, Integration und Support weiter bei der Anschaffung einer guten Projektmanagement-Software ins Gewicht fallen.
❓ FAQ – Häufige Fragen zur Auswahl von PM-Software
- Welche Projektmanagement-Software ist die beste?
→ Kommt auf Anforderungen, Teamgröße & Branche an – kein „One fits all“ - Wie viel kostet professionelle PM-Software?
→ Von kostenlosen Tools bis zu Enterprise-Lösungen mit mehreren Tausend Euro jährlich - Wie lange dauert die Einführung einer neuen Software?
→ Je nach Komplexität & Teamgröße zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen - Was ist der Unterschied zwischen Task-Management und Projektmanagement?
→ Task-Management = operative Aufgabenverwaltung, PM = ganzheitliche Projektsteuerung
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)