Die heutige Zeit ist geprägt von steigenden Benzin Kosten. Aus diesem Grund benutzen viele Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel. Doch diejenigen, die auf ihr Auto angewiesen sind und jeden Tag etliche Kilometer fahren müssen um ihre Arbeit antreten zu können, die sind angewiesen auf die Spesen. Spesen sind Geldbeträge, die durch den Betrieb veranlasste Aufwände regulieren.
Viele Arbeitnehmer fragen sich daher, wann der Arbeitgeber die Spesenabrechnung gelten macht. Die Fahrtkosten, die aufgrund einer Dienstreise entstanden sind, sind vom Arbeitgeber zurück zu zahlen. Doch wann?

Grundlagen der Spesenabrechnung

Für die korrekte Abrechnung der Fahrtkosten muss zuerst unterschieden werden, welche Verkehrsmittel der Arbeitnehmer verwendet hat. Diese Information ist essentiell für die Spesenabrechnung, da tatsächliche Fahrtkosten unterschieden werden. Der Ticketpreis ist demnach nicht der gleiche wie die Kilometerpauschale. Erst wenn der Arbeitnehmer das originale Fahrtticket oder die gefahrenen Kilometer vorweisen kann, kann der Arbeitgeber die Spesenabrechnung gelten machen.

Das zurückerhaltene Geld nach der Spesenabrechnung sind für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Das Unternehmen kann diese als Personalkosten von der Steuer absetzen. Die Spesen werden dem Arbeitnehmer aber nur dann erstattet, wenn diese im Arbeitsvertrag festgelegt wurden und im Rahmen der Spesenabrechnung korrekt verbucht wurden. Ist zum Beispiel keine Kilometerpauschale festgelegt worden, hat der Arbeitnehmer in den meisten Fällen keinen Anspruch auf die Zurückerstattung der Fahrtkosten.
Die endgültige Spesenabrechnung wird durch das Finanzamt überprüft. Erst dann erhält der Arbeitnehmer, im vereinbarten Maße seine Fahrtkosten zurück, jedoch muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alles nötige für die Spesenabrechnung bieten, was nicht alleine in der Hand des Arbeitnehmers liegt, um dessen Bearbeitung der Spesenabrechnung nicht zu erschweren.