Eventagentur

eventagenturIn jeder größeren Stadt, an jedem Wochenende im Jahr, zu verschiedenen Zeiten, findet eine große Veranstaltung statt. Um diese Veranstaltungen zu organisieren, bedarf es Eventagenturen, die viele verschieden Aufgaben erfüllen:

  • Ideenentwicklung und Umsetzung
  • Erstellen von Konzepten
  • Suche einer passenden Location
  • Planung der verschiedenen Ressourcen
  • Einladen der Gäste

Viele Eventagenturen sind dabei auf verschieden Bereiche, Branchen und Zielgruppen spezialisiert. Dabei kann man Agenturen unterscheiden, die Messeauftritte, Kongresse, Festivals, oder Firmenpräsentationen organisieren. Um jeden Bereich abzudecken, empfiehlt es sich eine Event- und Marketingagentur aufzusuchen. Diese Form der Agentur bietet einen vollen Service an und spezialisiert sich demnach nicht auf einzelne Bereiche.

Planung eines Events- Vorplanung

Die erste Phase einer Eventplanung ist durch grundsätzliche Entscheidungen und Vorplanungen bestimmt. Die Eventagentur entwirft ein Veranstaltungskonzept, um das Event erfolgreich und zielgerecht durchführen zu können. Um eine bestimmte Richtung einschlagen zu können, definiert die Eventagentur ein Ziel, eine Idee und ein Thema. Durch die festgelegte Zielgruppe wird die weitere Planung leichter und die Eventagentur kann sich an einem roten Faden orientieren.

Die Organisation

Nach der Vorplanung ist die zweite Phase einer Eventplanung durch die Organisation geprägt. Der Raumbedarf, beziehungsweise die Örtlichkeit wird bestimmt. Dabei beachtet die Eventagentur die Anzahl der Gäste, die Größe des Raumes und weitere Punkte, die speziell auf das Event abgestimmt werden. Daneben wird das Eventprogramm erstellt und eine Werbekampagne entwickelt. Um die bisherige Planung und Organisation abzurunden, macht sich die Eventagentur mit dem rechtlichen und vertraglichen vertraut und prüft gesetzliche Vorschriften.

Die Aufgaben unmittelbar vor dem Event

 Die Stunden vor dem Event sind mit Sicherheit die aufregendsten. Die Eventagentur muss die definitive Anzahl der Gäste prüfen, die Location besuchen und gegebenenfalls vorhanden Mängel ausbessern. Des Weiteren werden die Mitarbeiter geschult, um einen reibungslosen Ablauf des Events zu gewährleisten.

Nach dem Event werden nachbereitende Maßnahmen getroffen. Darunter fallen die Abrechnung, die Kostenübersicht und das Controlling. Außerdem wird das Event ausgewertet und in manchen Fällen werden die Gäste nach ihrer Zufriedenheit befragt.

Ein Event zu planen und zu organisieren und letztendlich durchzuführen ist nicht leicht und bedarf viel Erfahrung. Eine Eventagentur ist durch ihr Aufgabenspektrum und durch gesammelte Erfahrung in den verschiedenen Aufgabengebieten die erste Wahl, wenn ein Event ansteht.

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