In diesen Tagen ist die elektronische Archivierung viel mehr als nur eine revisionssichere Lösung zum Speichern von Informationen über eine langfristige Zeit. Dank Content-Repository-Funktion, bietet die Software ein unternehmensweites Informationspool mit allen Dokumenten und Daten an. Dies ermöglicht es Benutzern, Informationen sowohl für die Langzeitarchivierung als auch für die temporäre Speicherung und Verarbeitung zu sichern.
Der Content Repository verwaltet alle Informationsobjekte, die entweder bereits in digitaler Form sind oder sich erst in die digitale Form überführt lassen müssen. Zu diesen gehören beispielsweise Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Links und vieles, vieles mehr. Metadaten (Indexkriterien) werden separat verwaltet und dienen als Grundlage für die Bereitstellung für einem schnellen und sicheren Zugang. Vor allem werden sie für Dokumente, Prozessinstanzen und Aufzeichnungen verwendet. Darüber hinaus ermöglicht es die komplette Indexierung von Dokumenten Benutzern, Dokumente schnell und einfach mit Hilfe der Volltextsuchfunktion zu recherchieren. Eine Text-Mining-Funktion hilft dabei, Suchfunktion auch Kontextinformationen zu finden – auch wenn das gesuchte Dokument nicht die relevanten Suchbegriffe enthält.
Elektronische Akten – Quellen und Formate
Mit Hilfe der elektronischen Akten (siehe auch auf http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-akte.html), erhalten Unternehmen Dokumente und Daten aus einer Reihe von verschiedenen Quellen und aus einer Reihe von verschiedenen Formaten. Sie werden weiterhin in einer Reihe von verschiedenen Anwendungen (ERP, CRM, HR, Post, Büro, etc.) erstellt und sind in der Lage, referenziert zu werden – auch wenn das Originaldokument bereits archiviert ist. Fast alle Bereiche eines Unternehmens erfordern es außerdem – um mit Dokumenten arbeiten zu können – sich mit Mitarbeitern aus allen verschiedenen Abteilungen und Standorten zu verbinden. Dabei gestaltet sich die Arbeit mit den Dokumenten im Rahmen verschiedener Geschäftsprozesse. Die elektronische Akte kommt den Nutzern hierbei entgegen. Die Software bietet die Möglichkeit Hindernisse zu überwinden und stellt eine universelle, unternehmensweite Content-Repository Lösung für elektronische Archivierung und langfristige Bindung zur Verfügung.
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