ERP steht für Enterprise Ressource Planing (Ressourcenplanung eines Unternehmens) und ist eine elementare unternehmerische Aufgabe. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche unternehmenseigene Werte, neben dem Kapital auch die Mitarbeiter, die Betriebsmittel und das Material.
Während entsprechende Aufgaben früher vollkommen manuell vorgenommen werden mussten, wird dies natürlich längst durch IT-Systeme, heute in Form von moderner Software, übernommen. Ein ERP-System ist eine komplexe Softwareanwendung, mit der die Ressourcenplanung aller Unternehmensbereiche unterstützt und verbessert werden kann. Prinzipiell sollen ERP-Systeme möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden können und die Möglichkeit bieten, sämtliche Ressourcen übersichtlich zu verwalten, um den Wertschöpfungsprozess und die Steuerung von Prozessen und Abläufen kontinuierlich zu optimieren.
Alle Geschäftsbereiche zentral steuern und verwalten
Die Ursprünge moderner ERP Systeme gehen bis in die 1970er Jahre zurück. Damals entstanden die ersten IT-Systeme, die allerdings noch enorme Summen in der Anschaffung und im Betrieb verschlungen und daher nur von großen Unternehmen und Konzernen verwendet wurden. Dies hat sich in den letzten Jahrzehnten durch den technischen Fortschritt geändert und heute können auch kleine und mittlere Unternehmen längst von entsprechenden und auf den spezifischen Bedarf ausgelegten ERP Lösungen profitieren.
ERP Systeme bestehen in der Regel aus einer ganzen Reihe miteinander verbundenen und miteinander kommunizierenden IT-Systemen, die zentral verwaltet werden. Somit können alle relevanten Geschäftsprozesse von einer einzelnen Plattform aus gesteuert werden. Dazu zählen in der Regel Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Produktion, Lagerverwaltung, Vertrieb, Marketing etc. Durch die zentrale Speicherung der Daten können sämtliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen zu jedem Zeitpunkt auf einheitliche Daten zugreifen und diese bearbeiten bzw. aktualisieren. Viele ERP Systeme ermöglichen es auch, Routineaufgaben wie Rechnungen erstellen oder Bestellungen nachverfolgen zu automatisieren, was nicht nur menschliche Fehler reduziert, sondern vor allem eine messbare Effizienzsteigerung mit sich bringt. Zahlreiche Analyse-Tools ermöglichen es zudem, wichtige Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen und auszuwerten. Insgesamt können Unternehmen von folgenden Vorteilen profitieren:
- hohe Datenqualität und Sicherheit
- optimaler Informationsaustausch zwischen sämtlichen Mitarbeitern / Abteilungen
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf sämtliche Daten
- einheitliche Abbildung aller Prozesse
- Reports und Analysen in Echtzeit
Je nach Unternehmensgröße und Ausrichtung haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ein ERP System, große Unternehmen benötigen beispielsweise auch Module für unternehmensspezifische Funktionen.
Das ERP System muss zum Unternehmen passen
Es gibt zahlreiche Anbieter von ERP Systemen, zu den bekanntesten zählen unter anderem Xentral, Sage, Odoo oder Weclapp. Diese ERP Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer konkreten Funktionen und richten sich teilweise an unterschiedliche Unternehmen mit unterschiedlicher Ausrichtung. Unternehmen, die ein ERP System implementieren möchten, sollten die Komplexität der Lösungen nicht unterschätzen und sich bestenfalls von einem auf das jeweilige System spezialisierten Dienstleister, beispielsweise einer Xentral Agentur beraten lassen, um keine Fehlentscheidung zu treffen. Professionelle Dienstleister kennen die jeweiligen Systeme bestens und wissen um die spezifischen Vor- und Nachteile. Neben der Beratung können diese Anbieter auch bei der eigentlichen Implementierung unterstützen.
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