Geschäftsreise

Leitende Mitarbeiter und Spezialisten großer global agierender internationaler Unternehmen verbringen oft einen großen Teil ihrer Dienstzeit auf Geschäftsreise. Eine Geschäftsreise kann mit unterschiedlichen Zielen und zu den unterschiedlichsten Zwecken durchgeführt werden. Die Geschäftsreisen organisieren obliegt in der Regel der Sekretärin des Geschäftsreisenden. Die Geschäftsreise ist ein betriebswirtschaftlicher Begriff und ein Synonym für die Dienstreise. Der Begriff Dienstreise wird im steuerlichen und arbeitsrechtlichen Zusammenhang verwendet. Die Geschäftsreise über die Grenzen des Betriebsgeländes hinaus muss zu dienstlichen Zwecken erfolgen und im Auftrag des zuständigen Vorgesetzten stattfinden. Der Reisende muss nach Beendigung der Geschäftsreise dem Arbeitgeber eine detaillierte Reisekostenabrechnung zur Erstattung seiner Auslagen für Hotel, Fahrtkosten mit dem PKW, der Bahn oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln. Auch Nebenkosten wie Fahrkartenbesorgung, Platzkarten oder Gepäckaufbewahrung und Parkhauskosten müssen angegeben werden.

Geschäftsreise, Zeit als Arbeitszeit

Die übliche Geschäftsreise ist die Fahrt zu Messeveranstaltungen, Seminaren, Kunden oder Lieferanten im In- und Ausland. Fällt die Zeit der Geschäftsreise in die Zeitspanne der regulären Dienstzeit, gilt diese Zeit als Arbeitszeit. Geschäftsreisen organisieren erfordert eine Menge an Erfahrung und Organisationstalent. Üblicherweise wird diese Arbeit in gut strukturierten Unternehmen von speziell ausgebildeten Fachkräften durchgeführt, die auch dann die Reiskostenabrechnung übernehmen. Geschäftsreisen organisieren bedeutet für die Reisenden kleinerer Betriebe, die keine Spezialisten dafür abgestellt haben, eine Menge zusätzlicher Arbeit. Das Buchen der Flüge, die Reservierung der Hotelunterkunft, das Beschaffen von Devisen und die Informationen über das Reiseland bezüglich Impfnachweise, etc. raubt erfordert erheblichen Zeitaufwand. Damit die Reiskosten für die Geschäftsreise vom Unternehmen als Werbungskosten abzusetzen ist, muss eine ein- oder mehrtägige Fahrt zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte vorliegen. In Einzelfällen können auch Reisekosten bei einer Einsatzwechseltätigkeit anfallen. Eine Geschäftsreise organisieren ist sehr kompliziert und wird daher von einigen Reisebüros wie lcc-dd.de angeboten.

Geschäftsreise, Rechtssprechung des GFH

Seit der neuen Rechtssprechung des GFH (Bundesfinanzhof) vom 1.1.2008 werden die Begriffe Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit vom Gesetzgeber unter dem Begriff Auswärtstätigkeit (R9.4 LStr.) zusammengefasst. Eine Auswärtstätigkeit, also eine Geschäftsreise, liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung in einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig ist. Ohne regelmäßige Arbeitsstätte kann es also keine Geschäftsreise geben. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit. Um Geschäftsreisen organisieren zu können, sollte man fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet der gesetzlichen Vorschriften des Einkommensteuergesetztes und der Lohnsteuerrichtlinien mitbringen.